Dobra praksa sklepanja pogodb

To si lahko privoščite, če sklenete zgolj nekaj pogodb letno oziroma v primeru zapletenih poslov. Če pa v okviru vsakodnevnega rednega poslovanja sklepate veliko pogodb, predvsem pa če njihovo sklepanje razumete kot enega izmed ukrepov za obvladovanje tveganj, morate imeti postopek sklepanja pogodb ustrezno urejen.

Ste umetnik ali strokovnjak?

Prvi in najpomembnejši korak je priprava vzorca za posamezen tip pogodbe. Vzorec mora biti pripravljen skrbno in kakovostno. To določa, ali ste umetnik, ki želi pustiti zgolj lep vtis, ali pa strokovnjak, ki profesionalno opravlja svoj posel! Vzorec pogodbe namreč predstavlja načrt, kako bo dogovorjeni posel s stranko potekal. V njem morajo biti ustrezno obvladana vsa tveganja, ki se lahko pojavijo pri izvrševanju dogovorjenega posla.

Vzorec mora zadostiti tudi vsem zakonskim in davčnim zahtevam. Če pokličete pravnika in prosite, naj vam pošlje vzorec pogodbe šele po tem, ko ste si s stranko že segli v roke in sklenili ustni dogovor, je vaš način dela umetniški. Vzorec pogodbe namreč ni zadnji, temveč prvi korak pri sklepanju poslov. Zavedati pa se morate tudi, da dobrega vzorca pogodbe ne more napisati pravnik sam, temveč lahko dober vzorec nastane le v sodelovanju z osebo, ki podrobno pozna naravo in zakonitosti vašega posla.

Bodite jasni, učinkoviti in konsistentni

Vzorec ne sme vsebovati nejasnih ali odvečnih določb. Primer odvečne določbe je pogost zapis, da ima v primeru kršitve pogodbe druga stranka pravice določene z zakonom. Zakon namreč velja, tudi če tega ne zapišemo v pogodbo.

Odvečne določbe nimajo dodane vrednosti, zato je zanje škoda papirja in črnila. Veliko škode pa lahko povzročijo nejasne določbe. Če bo zaradi nejasnih določb druga stran zahtevala dopolnitve, jo bo to le spodbudilo, da bo zahtevala tudi druge vsebinske spremembe pogodbe (pogosto vam v škodo). V primeru spora bo sodišče nejasne določbe v pogodbi, ki jo je pripravila in predlagala ena stranka, razlagalo v korist druge stranke.

Pomembno je tudi, da so vzorci različnih tipov pogodb med seboj konsistentni. Ni dobro, če je videti, kot da je vsak vzorec pripravil kdo drug. Vsi vzorci, četudi za različne tipe pogodb, naj vsebujejo - kolikor narava posla to dopušča - isto izrazoslovje in standardne določbe. To je pomembno, saj zakon v različnih primerih veže določene pravne posledice na običaje, uzanco in prakso, ki se izoblikuje med strankama.

Tako v primeru izpodbijanja pravnih dejanj v stečaju sodišče pri presoji, ali je podana domneva oškodovanja dolžnikov, upošteva, ali gre za običajen rok izpolnitve obveznosti glede na uzance in prakso med strankama. Praksa in uzance pa se lahko izoblikujejo le, če imate usklajene vzorce pogodb.

Neumna uporaba vzorcev

Seveda pa neumna uporaba lahko izniči še tako dober vzorec. Če boste sicer dober vzorec, pripravljen v skladu s slovenskim pravnim redom, uporabili v tujini, kjer velja tuji pravni red, bodo posledice katastrofalne. Zato je izredno pomembna pretvorba vzorca v konkretno pogodbo, ki bo vsebovala vse prilagoditve, značilne za konkreten posel. Pri tem morate paziti, da ne prihaja do nepotrebnih odstopanj od ustaljenega vzorca in s tem od ustaljene prakse.

Dober vzorec pogodbe je koristno izhodišče pri pogajanjih. Pogajanja pred sklenitvijo pogodbe niso zavezujoča in jih lahko vsaka stranka prekine, kadar hoče. Vendar pa odškodninsko odgovarja, če se je pogajala brez namena skleniti pogodbo.

Pomembno je, da pri pogajanju sodelujejo vse funkcije znotraj družbe (finance, pravo) in ne le nabava ali le prodaja. Če izbirate dobavitelja, pazite, da do končne odločitve ne bo prišlo, dokler niso zaključena pogajanja o vsebini vseh členov pogodbe. Pogodbo sklenite šele, ko vse funkcije potrdijo, da je doseženi dogovor dobičkonosen in v vseh pogledih izvedljiv - da imate zadostne kadrovske in finančne vire.

Kdaj smo zavezani?

Zavezani smo, ko se sporazumemo o bistvenih sestavinah. Pri zahtevnih poslih pred sklenitvijo zavezujoče pogodbe sklenemo pismo o nameri, zato da zapišemo, kako daleč smo prišli s pogajanji in kje so ovire za dogovor.

Splošno prepričanje je, da pismo o nameri ni zavezujoče. Toda ko pogajanja zaidejo v slepo ulico in pogodba ni podpisana, pogosto pride do spora, ali je podpisano pismo o nameri zavezujoče. Če so v pismu o nameri dogovorjene bistvene sestavine pogodbe, ne pa vse podrobnosti, če smo uporabljali besedo “mora”, namesto da bi se izražali v pogojniku, bo sodišče odločilo, da gre za zavezujočo predpogodbo ali glavno pogodbo.

Če pisma o nameri ne znamo pravilno sestaviti, je bolje, da ne zapišemo ničesar. Bolje, da se ponovno pogajamo o istih stvareh, kot da imamo zavezujoče, a pomanjkljivo besedilo, v katerem nobenemu od udeležencu ni povsem jasno, kaj se je pravzaprav zavezal.

Pri sklepanju zavezujočih dogovorov moramo namreč izhajati iz pesimističnega izhodišča, da bo šlo v poslu vse narobe in bo od podpisanega besedila odvisno, kakšno bo naše pogajalsko izhodišče pri reševanju sporov. Če posel teče odlično, namreč pogodbe nihče ne bere!

Primož Raktelj je pravnik, pomočnik generalnega direktorja za korporativne pravne zadeve pri družbi ACH