Kam je šel naš denar?

Ali pa, na primer, zakaj je nadgradnja sistemov vzrok za zamude pri dobavi naročniku. Zagovor se lahko konča tudi s sklicevanjem na nerazumevanje projekta in tehnične težave, za katere se hitro najde priročen izgovor, kot so kakšne “sigma, beta ali theta”. Vsaka podobnost s trenutnim reševanjem globalne finančne krize je seveda zgolj naključna.

IT projekti

Dejstvo je, da je poslovna informatika v podjetjih nemalokrat prevzela vodilno vlogo pri pospeševanju razvoja poslovanja. Istočasno pa so informacijski projekti lahko ozko grlo za nemoteno poslovanje, predvsem zaradi vseh “potrebnih” stroškov, obvladovanja tveganj in pomembnosti izvedbe.

Velika večina investicij v podjetju dandanes - v takšni ali drugačni obliki - vključuje informacijsko tehnologijo (IT). Ne smemo pa pozabiti, da so IT projekti enaki kot vsi drugi, le da vključujejo tudi potrebo po določenih strokovnih znanjih. Ne glede ne to je vsak takšen projekt potrebno obravnavati kot vsako drugo naložbo, kar pomeni, da moramo analizirati njene koristi, donos itn.

Vpliv na poslovanje

Znani so primeri, ko so bile prav investicije v informatiko ali napačno vodeni informacijski projekti prezrti v poročilih poslovodstvu in nadzornim organom, kar je kasneje privedlo do velikih težav v poslovanju teh družb. Podjetja se morajo držati načela, da ne smejo ogrožati pravic vseh zainteresiranih do enakih možnosti informiranja. Deležniki se namreč prav na podlagi uradnih informacij lahko odločijo, ali bodo postali in ostali delničarji oziroma lastniki družbe. Odločajo se tudi, ali bodo kot poslovni partnerji krčili oziroma povečevali obseg sodelovanja kot kupci ali dobavitelji.

Dober primer so nakupi in združitve podjetij, kjer se lastniki šele kasneje seznanijo, da bodo na primer šele z velikim dodatnim vložkom v prenovo informacijskega sistema lahko izkoristili prednosti in sinergije, zaradi katerih so se v prvi vrsti sploh odločili za nakup ali združitev podjetja. Zato je pomembno, da predvsem poslovodstvo, pa tudi lastniki, delničarji in nadzorniki lahko izvedo, kako dobra in konkurenčna je uporabljena informatika v družbi in ali ima dejansko vpliv na vrednost družbe.

Učinkovit nadzor

Nadzorni organi družb se v veliko primerih ne spuščajo preveč v problematiko uporabljene informatike, razen ko gre za velike investicije ali z njimi povezana tveganja, o katerih je poslovodstvo zakonsko dolžno poročati. V nadzornih organih in upravah družb je še vedno premalo zadolženih za izvajanje ali nadzor poslovne funkcije informatike. Večina nima dovolj tehničnih in poslovnih znanj, da lahko ovrednoti poslovno in strateško vrednost uporabljene informatike.

Posel, posel, posel

Zaradi vpetosti informatikov v samo poslovanje podjetja so se vzpostavila nova načela, po katerih morajo delovati tako odgovorni za informatiko kot vodstva družb. Informatika mora v prvi vrsti zanimati posel. Razumeti mora, da se uspešnost vodilnih ocenjuje predvsem po izbranih kazalnikih, kot so učinkovitost finančnega poslovanja, donosnost, dodana vrednost na zaposlenega, operativna odličnost itn.

Zato si mora prizadevati, da bo projekte in izrabo vseh sredstev lahko predstavil v luči kazalnikov, ki jih vodstvo in lastniki razumejo. Nezadovoljstvo informatikov, češ da jih uprava ne razume, je preživeti koncept. Za premostitev prepada med poslom in informatiko se je pač potrebno ustrezno izobraziti in prilagoditi.

Informatika sicer že dolgo ne predstavlja več le podpore v okviru finančne funkcije, vendar sta finančni direktor in predsednik uprave še vedno lahko njena najboljša sodelavca in podpornika. Za začetek lahko vodstvo opredeli tri ključne kazalnike uspešnosti poslovanja funkcije informatike in jih redno spremlja, odgovorni za informatiko pa naj imajo te kazalnike vedno v mislih, ko predstavljajo nove zamisli in projekte ter poročajo o svojem prispevku k poslovanju. Tako bo vedno manj vprašanj, kam je šel naš denar.

Alen Mitrovič, CISA- revizor informacijskih sistemov