Koliko stane informacijska tehnologija
Za veliko podjetij predstavlja informacijska tehnologija (IT) še vedno črno škatlo, ki zahteva nezanemarljive stroške. V splošnem le manjši odstotek menedžerjev razume, kaj točno plačujejo in zakaj stroški informatike v podjetju naraščajo.
Zato mora organizacija največkrat za uspešno celovito upravljanje informatike poiskati in zaposliti pravo osebo, ki bo imela poleg tehnoloških kompetenc tudi poslovna znanja, predvsem s področja financ, računovodstva in upravljanja poslovnih procesov. Le tako bo kompetenten sogovornik odgovornim za finance in računovodstvo.
Stroški IT
Stroške IT lahko delimo na fiksne in variabilne. Fiksni stroški v splošnem vključujejo vse izdatke, ki niso neposredno odvisni od sprememb oz. dinamike poslovanja družbe. Med fiksne stroške prištevamo stroške vzdrževanja strojne in programske opreme, predvidene stroške najema prostorov ipd. Variabilni stroški IT so povezani z dinamiko poslovanja družbe, mednje pa uvrščamo npr. stroške, povezane s količino podatkovnega prometa, telekomunikacijske storitve, potrošni material ipd.
Drug način pregleda nad stroški IT je njihova delitev na naložbe in tekoče stroške. Med slednje lahko uvrstimo stroške popravil strojne opreme, telefonije in podatkovnega prometa, stroške vzdrževanja in najema strojne in programske opreme ipd. Tekočih stroškov ne amortiziramo, medtem ko amortiziramo naložbe v IT, kar pomeni, da strošek naložbe razdelimo na več let. Po preteklem amortizacijskem obdobju je knjigovodska vrednost amortizirane opreme enaka nič.
Tipične IT naložbe predstavljajo naložbe v strojno in programsko opremo (nakup in/ali nadgradnja funkcionalnosti opreme). Storitev zunanjih izvajalcev IT ne amortiziramo. Obstajajo primeri, kjer lahko pokažemo, da se zaradi izvedenih storitev zunanjih izvajalcev poveča vrednost osnovnega sredstva, ki ga amortiziramo.
Načrtovanje in spremljanje stroškov
V poplavi produktov in storitev novih tehnologij, ki nam obljubljajo tako rekoč magično rešitev za izboljšanje vseh področij poslovanja, lahko sicer izberemo cenejšo in ustrezno strojno oz. programsko rešitev, vendar se lahko kaj hitro zgodi, da bodo npr. stroški vzdrževanja in nadgradnje po preteku garancijskega obdobja zrasli v nebo. Že vpeljava nekoliko kompleksnejše aplikativne rešitve pomeni velik poseg v poslovanje družbe, kaj šele njena kasnejša hitra zamenjava, pa čeprav zaradi nepričakovane hitre rasti stroškov vzdrževanja in potrebnih nadgradenj. Podjetje se tako znajde v “zakonski zvezi” z dobaviteljem, ki mu ne ustreza, vendar v zakonu še kar vztraja, predvsem zaradi problemov, ki jih lahko porodi hitra ločitev med dobaviteljem in naročnikom.
Skupni strošek lastništva
Skupini strošek lastništva (TCO - ang. total cost of ownership) je priljubljena metoda za opredelitev vseh neposrednih in posrednih stroškov, povezanih z naložbo v IT. Pri izračunu upoštevamo vse stroške nakupa in vzdrževanja opreme, stroške za zagotavljanje neprekinjenega delovanja, stroške izobraževanja zaposlenih, stroške varovanja informacijskega sistema zaradi vpeljane spremembe, strošek porabe električne energije itn. Izračun TCO je postal nepogrešljiv del študij izvedljivosti pri odločanju za naložbe v IT.
Kako znižati stroške
Stroške IT lahko zmanjšamo z učinkovitejšim upravljanjem informatike. Osredotočiti se moramo na zmanjšanje stroškov dela in sploščiti organizacijsko strukturo. Manj odločitvenih ravni zagotavlja hitrejše odločanje in višji prihranek. Centralizirati velja nadzor nad vzdrževanjem opreme in porabo potrošnega materiala. Tiskanje lahko centraliziramo in nadzorujemo porabo energije na delovnih postajah in v podatkovnih centrih. Organizacija s sto zaposlenimi lahko doseže prihranek energije že z enostavnim izklopom vseh monitorjev.
Podrobno je potrebno preverjati prejete račune, še posebej pri partnerjih, ki so bili tarča prevzema ali so v postopku prisilne poravnave ali stečaja. Prihranek lahko dosežemo tudi s ponovnim pogajanjem z dobavitelji. Finančna kriza je prizadela skoraj vsako podjetje. Marsikdo je pripravljen enake storitve danes ponuditi za veliko nižjo ceno. Ponovno velja preveriti tudi dejanske potrebe za licence programske opreme. Vsaka nepotrebna licenca, ki jo ima podjetje na razpolago, prinaša tudi stroške vzdrževanja. Z dobaviteljem se velja ponovno dogovoriti za ustreznejši model vzdrževanja licenc. Skupaj z IT strokovnjaki ocenimo stroške za povezave, dostop do interneta in telefonijo. V primeru povezanih družb ali podružnic krizni čas velja izkoristiti za naložbo v dolgoročni videokonferenčni sistem, ki vam lahko zmanjša posredne stroške dela.
Alen Mitrovič, CISA - revizor informacijskih sistemov