Umetnost delegiranja

Zato je za uspeh vsakega menedžerja izredno pomembno delegiranje.

Z delegiranjem do uspeha

Menedžer, ki ne nalaga dela svojim sodelavcem, ne opravlja svojega dela. Delegirati mora opravila, ki so rutinska, se ponavljajo in pri katerih je postopek dela jasen. Delegira pa tudi opravila, ki jih lahko kdo drug opravi enako dobro ali celo bolje kot on sam. S pravilnim delegiranjem povečuje število ljudi, ki so sposobni opravljati ključna dela odsotnih sodelavcev.

Seveda pa vsake naloge ni dobro delegirati. Menedžer mora sam opravljati stvari, ki so povezane z obravnavo njegovih neposrednih sodelavcev. Prav tako mora obdržati nadzor in sprejemati odločitve pri nalogah, ki imajo odločilen vpliv na delovanje organizacije, to so strateške naloge.

Menedžer ne delegira le nalog, ampak tudi izbira ustrezne ljudi. Pri tem mora imeti v glavi celo vrsto meril. Upoštevati mora, da določeno delo vsebinsko sodi v delovno področje delegiranega sodelavca. Lahko pa mu z novo nalogo omogoči osebni razvoj; tako hkrati usposablja tudi svojega namestnika. Vedeti mora tudi, kdo ima na voljo dovolj časa.

Brez zaupanja ne gre

Za uspešen proces delegiranja si morata menedžer in njegov podrejeni zaupati. Brez zaupanja menedžer ne bo v celoti predal pooblastil, sodelavec pa ne bo v celoti prevzel odgovornosti zanja. Zato mora menedžer na izbranega sodelavca prenesti vsa pooblastila in se nikakor ne sme več vmešavati v nalogo. Tudi napake so sestavni del razvoja, zato jih mora menedžer dopuščati in razumeti. Seveda so nekatere napake nedopustne.

Za delegiranje si je treba vzeti čas. Menedžer zadeve podrejenemu ne sme samo na hitro poriniti v roke in ga zapustiti. Za uspešno delegiranje sta bistvena odkrit odnos in temeljit pogovor o podrobnostih naloge.

Podrejenemu mora menedžer pojasniti, kaj natančno mora opraviti in kakšni so pričakovani rezultati. Dogovorita se o poteku dela in kontrolnih rokih. Za boljše razumevanje in motivacijo je dobro pojasniti glavni namen naloge, opisati pooblastila za izvajanje in navesti, koliko sredstev je na voljo. Če obstajajo vnaprej znani standardi, predpisi, zakoni ipd., mora menedžer pojasniti tudi način izvedbe zadane naloge. Odvisno od vrste delegirane naloge pa mora menedžer v nadaljevanju bolj ali manj natančno spremljati njeno izvajanje.

Z delegiranjem nalog vodja spodbuja samostojnost sodelavcev pri izvrševanju nalog in sledi izvedbi v skladu z dogovorom. Delegiranje je zanesljivo učinkovit način za usposabljanje in razvijanje sposobnosti sodelavcev. Dober menedžer tega ne spodkopava z nepovabljenim vtikanjem v izvajanje naloge. Kot neke vrste svetovalec preverja povratne informacije sodelavca in mu sam le na njegovo željo predlaga in svetuje. V izvrševanje naloge se vmešava le na prošnjo podrejenega in res izjemoma, le če bi grozila velika škoda za podjetje.

Tradicija delegiranja

V naši kulturi ni tradicije delegiranja. Delegiranje je zelo pomembno za večjo učinkovitost vsake organizacije in tudi za njen razvoj. To velja tako za za manjša podjetja kot za organizacije s sto in več zaposlenimi, kjer je število menedžerjev večje, z delegiranjem pa povečujemo učinkovitost, razvoj in zadovoljstvo vseh zaposlenih. V slednjih z delegiranjem povečujemo jasnost, možnost razvoja in omogočimo rast organizacije. V preteklosti uspešnemu delegiranju ni bila namenjena velika pozornost. Nekateri delegiranje še vedno pojmujejo kot ukazovanje. Ravno tako ne gre za predajanje samo nepomembnih nalog, kot pogosto zaznavamo po slovenskih podjetjih.

Mitja Cimerman je svetovalec in direktor AT Adria ter idejni vodja projekta SiOK