Z informatizacijo do konkurenčnosti
Uvedba elektronskega poslovanja je kompleksno dejanje. Večina podjetij je namreč še vedno organizirana pretežno funkcijsko in svojih procesov velikokrat ne pozna v celoti. Zato se projekti informatizacije formalno sicer pogosto končajo uspešno, v praksi pa veliko manj, posebno če družba obdrži in informatizira že obstoječe nepregledne procese, ki omogočajo podvajanje podatkovnih struktur in opravil, netransparentnost poslovnih procesov, nenazadnje pa tudi odgovornosti za njihovo (ne)uspešno izvajanje.
Kako delati prave stvari na pravi način
Za podjetje pomeni informatizacija poslovanja ob hkratni prenovi poslovnih procesov tudi temeljit razmislek in premik v poslovnem modelu. Proces je namreč tesno povezan z organizacijskimi spremembami in načinom dela oziroma izvajanja poslovnih procesov. Za projekt informatizacije se v podjetjih načeloma velikokrat odločijo le za to, da poenostavijo postopke dela, ki temeljijo na že obstoječih poslovnih procesih. V bistvu pa je vsak večji projekt informatizacije smiselno izpeljati na podlagi strateških izhodišč podjetja, jasnih ciljev in domišljenih poslovnih procesov.
Vprašanja na temo malih in srednjih podjetij sprejemamo na e-naslov: abc@primorske.si
Za uspešno vodenje ter izpeljavo prenove in informatizacije poslovanja je pogosto najpomembnejša odločitev vodstva, da celovito opredeli in prenovi poslovne procese, ki so predmet informatizacije, še preden je projekt zastavljen. Tudi pri izbiri partnerja je pri tovrstni prenovi dobro upoštevati dobaviteljeve izkušnje na področju prenove poslovnih procesov in njegove dejanske procesne usmeritve pri poslovanju.
In nazadnje, kot pri vseh večjih informacijskih projektih se velik del uspeha tudi pri tovrstnih projektih skriva v naročnikovih jasno določenih zahtevah. Prav te so lahko ključnega pomena za uspeh projekta in čim manjše tveganje.
Posebnost informacijskih projektov
Večina projektov informatizacije v organizacijah predstavlja zapleten skupek aktivnosti, ki od udeležencev v projektu zahtevajo posebna znanja, tako tehnološka kot poslovna, a tudi spretnost v sporazumevanju. Pri odločitvi za informatizacijo se je smiselno vprašati, ali bi veljalo skupaj s prenovo poslovnega procesa ponovno opredeliti tudi način izvedbe in organizacije dela. Iz izhodišč prenove namreč pogosto izhaja, da je v izpeljavo procesa prenove in informatizacije treba vložiti precej več dela, kot bi ga terjala informatizacija že obstoječih procesov. V tem primeru obstaja nevarnost, da spregledamo skrite, otipljive in neotipljive koristi, ki jih lahko pridobimo s hkratno prenovo in informatizacijo delovnih procesov. V fazo modeliranja procesov je zato treba vključiti nosilce poslovnih funkcij, s čimer lahko precej omilimo tudi morebitni odpor zaposlenih do sprememb.
Na spremembe se moramo pripraviti
Kljub temu, da zaposlene pripravljamo na vpeljavo novosti, del uporabnikov do zadnjega kljubuje novim rešitvam. Največkrat zato, ker v projekt niso bili vključeni v zgodnejših fazah, ko so se postavljali novi zametki in standardi dela. V novostih zato ne vidijo prednosti tudi zato, ker niso bili udeleženi v procesu njihovega uvajanja. Kjer se tovrstnega tveganje zavedajo in ga upoštevajo, uspejo bistveno omiliti posledice tovrstnega odpora in nezainteresiranosti posameznikov.
Poslovna informatika in organizacija predstavljata v podjetju eno izmed poslovnih področij, ki lahko ustvarja dodane vrednosti v smislu povečanja konkurenčnosti produktov in storitev, a tudi družbe kot celote. Zato velja usmeriti pozornost tudi v skrite priložnosti za prenovo in izboljšanje kakovosti izvajanja notranjih procesov.
Alen Mitrovič, CISA - revizor informacijskih sistemov